Dokumentacja stosowana w firmie może wymagać specjalnego zutylizowania. Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentów? Kiedy należy je przeprowadzić? Jakich wymogów należy wtedy przestrzegać?
Czym jest bezpieczne niszczenie dokumentacji?
Gdy dokumenty zawierają w sobie wrażliwe dane, które nie mogą dostać się w ręce osób trzecich, konieczne jest ich odpowiednie utylizowanie, gdy nie będą już potrzebne.
Nowoczesne, bezpieczne niszczenie dokumentów to proces polegający na zastosowaniu niszczarek – urządzeń wyposażonych w tnące noże, które rozdrabniają papier na niewielkie paski. Powierzchnia pasków powinna być dostosowana do klasy tajności pisma – im zawarte w nim dane są bardziej wrażliwe, tym mniejsza powinna być szerokość i długość pociętych pasków.
Główną normą określającą powierzchnię pasków zniszczonych dokumentów jest DIN 66399 (nowszy wariant normy DIN 32757). Zgodnie z nią wyróżnia się trzy naczelne klasy tajności, które obejmują różne grupy dokumentów.
Klasy tajności według normy DIN 66399
Klasa 1 tajności: odnosi się do dokumentacji wewnętrznej, na przykład do korespondencji, katalogów, notatek. Takie pisma często zawierają dane osobowe, dlatego również w stosunku do nich prowadzi się bezpieczne niszczenie dokumentów w niszczarkach.
Klasa 2 tajności: dotyczy dokumentów z wrażliwymi danymi, które przeznaczone są wyłącznie dla wybranych osób. Ich ujawnienie mogłoby mieć negatywny wpływ na firmę. Zaliczają się do nich pisma z danymi osobowymi, zawiadomienia, korespondencja czy notatki.
Klasa 3 tajności: w tym przypadku dokumenty muszą być niszczone tak, by paski były jak najbardziej drobne, by uniknąć ryzyka ich ponownego odtworzenia. Są to między innymi dane finansowe, sprawozdania, dokumenty zarządcze, także z danymi osobowymi.
Jak prowadzić niszczenie dokumentów?
Przedsiębiorca może samodzielnie, bezpiecznie niszczyć dokumenty, jednak może także zlecić prace w tym zakresie zewnętrznym firmom dysponującym właściwym zapleczem.
Firmy niszczące dokumenty realizują prace w dwóch wariantach. Mogą odebrać od klienta dokumenty i zniszczyć je w swojej siedzibie lub w mobilnych niszczarkach, czyli samochodach wyposażonych w instalację niszczącą. Mogą też udostępnić klientowi specjalnie zabezpieczony pojemnik do przechowywania dokumentów, którego zawartość jest potem utylizowana.
Po przeprowadzeniu prac utylizacyjnych klient otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie przekazanych pism.
