Należy zdawać sobie sprawę, że inwentaryzacja wyposażenia jest zdecydowanie bardziej odpowiedzialnym zadaniem niż mogłoby się wydawać. Trzeba jednak zaznaczyć, że bardzo duża liczba osób popełnia ogromne błędy podczas jej przeprowadzania. Na jakie aspekty powinno się zwrócić uwagę, gdy będzie wykonywania omawiana inwentaryzacja wyposażenia?
Osoby odpowiedzialne materialnie składają oświadczenie końcowe
Warto przede wszystkim mieć świadomość, że na zakończenie spisów zespół spisowy musi dopełnić kilku bardzo istotnych obowiązków. Zadaniem osób materialnie odpowiedzialnych jest złożenie oświadczenia końcowego, które będzie stwierdzało, że nie wnoszą oni praktycznie żadnych zastrzeżeń zarówno do poprawności, jak i kompletności spisu.
Ponadto we wspomnianym oświadczeniu musi znajdować się także informacja, że ujęte zostały wszystkie składniki, które znajdują się w rejonie spisowym. Należy zaznaczyć, że zostały one w obecności osób odpowiedzialnych majątkowo przeliczone, przeważone, a także przemierzone.
Ocena przydatności składników majątku służącej do bieżącej działalności
Koniecznie należy również zaznaczyć, że zespół spisowy w trakcie spisu majątku powinien obligatoryjnie w porozumieniu z osobą materialnie odpowiedzialną dokonać bardzo dokładnej przydatności poszczególnych składników majątku, które służą do bieżącej działalności danego przedsiębiorstwa. Warto wiedzieć, że są one spisywane na zupełnie oddzielnych arkuszach.
Warto mieć świadomość, że w przypadku stwierdzenia składników nadmiernych, zbędnych, a także niepełnowartościowych, wspomniany zespół spisowy w porozumieniu z komisją inwentaryzacyjną jest zobowiązany do opracowania szczegółowego projektu ich wyceny. Koniecznie jest również przedstawienie wniosków dotyczących ich zagospodarowania.
Zespół spisowy opracowuje sprawozdanie z przebiegu spisu
Należy zdawać sobie sprawę, że do jednych z ostatnich czynności zespołu spisowego będzie należało opracowanie bardzo dokładnego sprawozdania z przebiegu praktycznie całego spisu. Konieczne jest również uwzględnienie wszystkich poczynionych stwierdzeń czy ustaleń.
Ponadto zespół spisowy do wspomnianego sprawozdania powinien także dołączyć komplet dokumentacji, która będzie związana ze spisem. Należy do nich zatem zaliczyć arkusze spisowe wykorzystane, niewykorzystane, anulowane, obliczenia, obmiary, protokoły kontroli kasy, rysunki, materiały pomocnicze, oświadczenia wstępne, a także protokoły wyceny artykułów nadmiernych, niepełnowartościowych oraz zbędnych.
