Każdego dnia średnie przedsiębiorstwo otrzymuje nawet kilkadziesiąt listów. Ich zakres jest różny: od faktur i noty korygujących, poprzez umowy handlowe, najmu czy leasingu, aż po dokumenty ubezpieczeniowe czy oferty marketingowe. Nadzór nad prawidłową dystrybucją takiej ilości dokumentów bywa nie lada wyzwaniem.
Jakie problemy może rozwiązać system obiegu dokumentów?
Prawidłowo wdrożony system obiegu dokumentów pozwala na całkowite wyeliminowanie wielu problemów związanych z korespondencją oraz na usprawnienie i przyspieszenie pracy w przedsiębiorstwie. Elektroniczny obieg dokumentów rozwiązuje wszystkie problemy ze zniszczeniem i utratą dokumentów oraz z ich przeoczeniem przez pracowników.
Pozwala usystematyzować i skategoryzować korespondencję, nadając poszczególnym dokumentom odpowiedni stopień ważności. To znacząco ułatwia pracę, gdyż poszczególni pracownicy widzą od razu czy otrzymali zwykłą ofertę marketingową czy np. ważną odpowiedź z kancelarii prawnej czy urzędu patentowego.
Prostsza jest również archiwizacja korespondencji. Aby odszukać dokument nie trzeba już przeszukiwać szaf pełnych segregatorów. Wystarczy wówczas wyszukać w bazie dokument wpisując w wyszukiwarkę nadawcę, datę lub nagłówek dokumentu. Ograniczona zostaje również przestrzeń, gdyż całość korespondencji przechowywana jest na serwerze.
Jak wygląda wdrożenie systemu obiegu dokumentów?
Wdrożenie systemu obiegu dokumentów należy zlecić firmie, która ma doświadczenie w tego typu usługach i posiada odpowiednio wyszkolonych i kompetentnych specjalistów. Zanim system obiegu dokumentów zostanie wdrożony będzie on poprzedzony wielogodzinnymi konsultacjami, tak aby wypracować najbardziej optymalny model działania. Każda firma ma swoją specyfikę, różne są jej profile działalności, dodatkowo określone branże różnią się od siebie. Inny system obiegu dokumentów będzie w sieci sklepów franczyzowych, a inny w firmie produkującej stal. Doświadczony wdrożeniowiec powinien to uwzględnić i dostosować, tak aby system obiegu dokumentów przyniósł wymierne korzyści dla firmy.
Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?
System obiegu dokumentów zyskuje na popularności, niezależnie od branży. Dużą zaletą takiego systemu jest indywidualne dopasowanie do potrzeb przedsiębiorstwa i profilu jego działalności tak, aby jak najskuteczniej usprawnić i przyspieszyć pracę. System obiegu dokumentów jest przede wszystkim polecany dużym przedsiębiorstwom i korporacjom, choć mniejsze firmy również wdrażają tego typu rozwiązania z ogromnym sukcesem.
